績效報告
績效報告:搜集和傳播績效信息,向干系人提供資源如何用于實現(xiàn)項目目標(biāo)的信息。包括:
狀況報告:描述項目目前所處階段,例如,與進度和預(yù)算有關(guān)的狀況。
進展報告:描述項目班子已完成的工作,例如進度完成的百分比,或者已經(jīng)完成工作與正進行工作的比例。
預(yù)測:預(yù)測項目的將來狀況與進展。
績效報告通常應(yīng)當(dāng)提供有關(guān)范圍、進度、成本與質(zhì)量的信息。許多項目還要求包括有關(guān)風(fēng)險與采購方面的信息。報告可草擬為綜合報告,或者報導(dǎo)特殊情況的專題報告。
10.3.1 績效報告的投入
1. 項目計劃(Project plan)
項目計劃包括用于項目績效評估的各項基準(zhǔn)。
2. 工作結(jié)果(Work result)
工作結(jié)果:哪些可交付成果已全部或部分完成,哪些成本(與/或資源)已經(jīng)動用或已經(jīng)作出承諾等。考試/大工作結(jié)果應(yīng)在溝通管理計劃所規(guī)定的范圍內(nèi)報告。只有準(zhǔn)確、一致的工作結(jié)果信息才能對績效報告發(fā)揮作用。
3. 其他項目記錄(Other project records)
除了項目計劃和項目工作結(jié)果之外,考試/大其他項目文件常常包括評價項目績效時應(yīng)當(dāng)考慮的有關(guān)項目環(huán)境的信息。
10.3.2 績效報告的工具與技術(shù)
1. 績效審查(Performance reviews)
績效審查指為評估項目狀況與/或進展而舉行的會議。績效審查一般與下面所描述的一種或多種績效報告技術(shù)結(jié)合使用。
2. 偏差分析(Variance analysis)
偏差分析指將實際的項目結(jié)果與計劃或預(yù)期的結(jié)果進行比較。
成本與進度是最經(jīng)常進行分析的偏差,但范圍、資源、考試/大質(zhì)量和風(fēng)險方面與計劃的偏離常常也同樣重要,甚至更重要。
3. 趨勢分析(Trend analysis)
趨勢分析指檢查項目結(jié)果隨時間發(fā)生的變化,判斷績效是有所改善還是每況愈下。
趨勢分析用于監(jiān)控技術(shù)、成本和進度執(zhí)行績效。
4. 掙值分析(Earned value analysis)
各種形式的掙值分析是最常用的績效量度方法。
5. 信息分發(fā)的工具與技術(shù)(Information distribution tools and techniques)
10.3.3 績效報告的產(chǎn)出
1. 績效報告(Performance reports)
績效報告組織與歸納所搜集到的信息,并展示所有分析結(jié)果。績效報告應(yīng)按溝通計劃所記載的各個干系人的要求提供信息范圍與詳細程度。
績效報告的常用格式包括條形圖(也叫甘特圖)、S曲線、直方圖、及表格。
2. 變更請求(Change requests)
項目績效分析往往產(chǎn)生對項目某個方面進行修改的要求。這些變更請求應(yīng)按各項變更控制過程所描述的辦法處理。
10.4 行政收尾
項目或階段在實現(xiàn)其目標(biāo)或因其他緣故而終止時,要做好收尾工作。
行政收尾工作的各項活動不得拖延到項目完成之后。每個階段要恰當(dāng)收尾以保證不丟失重要與有用的資料。此外人員庫數(shù)據(jù)庫也應(yīng)更新,以反映員工所掌握的新技能以及熟練程度的提高。
10.4.1 行政收尾的投入
1. 績效量度文字記載(Performance measurement documentation)
所有記錄與分析項目績效的文字記載,包括確定績效量度構(gòu)架的規(guī)劃文件,均應(yīng)在行政收尾過程中準(zhǔn)備就緒,以備審查。
2. 產(chǎn)品文字記載(Product documentation)
用來描述項目產(chǎn)品的文件(計劃、規(guī)格、技術(shù)文件、圖紙、電子文檔等等——所用術(shù)語因應(yīng)用領(lǐng)域而異)也應(yīng)在行政收尾期間準(zhǔn)備就緒,以備審查。
3. 其他項目記錄(Other project records)
10.4.2 行政收尾的工具與技術(shù)
1. 績效報告工具與技術(shù)(performance reporting tools and techniques)
2. 項目報告(Project reports)
3. 項目介紹演示(Project presentations)
10.4.3 行政收尾的產(chǎn)出
1. 項目檔案(Project archives)
一套完整的、編有目錄或索引的項目記錄應(yīng)由有關(guān)方面整理就緒,準(zhǔn)備存檔。
本項目或大項目中任何與本項目有關(guān)的歷史數(shù)據(jù)均應(yīng)刷新。當(dāng)項目按合同進行時,或者涉及大宗采購時,應(yīng)特別注意將財務(wù)記錄歸檔。
2. 項目收尾(Project closure)
確認項目已滿足了顧客對項目產(chǎn)品的全部要求(顧客已經(jīng)正式驗收了項目結(jié)果和可交付成果,以及交付成果組織的要求。例如,工作人員評價、預(yù)算報告、汲取的教訓(xùn)等)。
3. 汲取的教訓(xùn)(Lessons learned)