12.5合同行政管理
合同管理是確保賣方的績效符合合同要求的過程。
對使用多個產(chǎn)品與服務(wù)供應(yīng)商的大型項(xiàng)目來說，合同管理的一個關(guān)鍵方面是管理各供應(yīng)商之間的銜接。合同關(guān)系的法律性質(zhì)要求項(xiàng)目班子清醒地意識到合同管理中所采取行動的法律后果。
合同管理包括在合同關(guān)系中應(yīng)用恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理過程，并把這些過程的產(chǎn)出綜合到項(xiàng)目的綜合管理之中。考試/大涉及多個賣方和多種產(chǎn)品時(shí)，上述綜合和協(xié)調(diào)將在多個層次上進(jìn)行。必須應(yīng)用的項(xiàng)目過程包括：
項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施：授權(quán)承包商在適當(dāng)時(shí)機(jī)開工。
績效報(bào)告：監(jiān)控承包商的成本、進(jìn)度和技術(shù)績效。
質(zhì)量控制：檢查與核實(shí)承包商產(chǎn)品是否合乎要求。
變更控制：保證變更的批準(zhǔn)手續(xù)完備，并已通知所有應(yīng)該知道變更的有關(guān)人員。
合同管理中還有一個財(cái)務(wù)管理部分。合同中應(yīng)該明確支付條件，并將賣方的實(shí)際進(jìn)展與向其支付的補(bǔ)償具體聯(lián)系起來。
12.5.1合同管理的投入
1.合同（Contract）
2.工作結(jié)果（Workresults）
賣方的工作結(jié)果：哪些可交付成果已經(jīng)完成，哪些尚未完成，考試/大質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)情況如何，哪些費(fèi)用已經(jīng)運(yùn)用或已作出承諾等，都應(yīng)作為項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的一部分加以搜集。
3.變更請求（Changerequests）
變更請求可包括對合同條款或?qū)λ峁┊a(chǎn)品或服務(wù)描述的修改。
如果賣方的工作不合乎要求，則終止合同的決定亦應(yīng)作為變更請求處理。有爭議的變更，即賣方與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在補(bǔ)償方面看法無法取得一致的變更，有各種不同的名稱，包括：索賠、爭議或申訴。
4.賣方發(fā)票單據(jù)（Sellerinvoices）
賣方有時(shí)必須開具發(fā)票單據(jù)，以要求支付已完成工作的款項(xiàng)。提交發(fā)票單據(jù)，包括必要的證明文件的要求，應(yīng)在合同中進(jìn)行規(guī)定。
12.5.2合同管理的工具與技術(shù)
1.合同變更控制系統(tǒng)（Contractchangecontrolsystem）
合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過程。它包括文書工作、跟蹤系統(tǒng)、爭議解決程序以及批準(zhǔn)變更所需的審批層次。
合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與綜合變更控制系統(tǒng)結(jié)合起來。
2.績效報(bào)告（Performancereporting）
績效報(bào)告為管理人員提供賣方在實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)效率方面的信息。合同績效報(bào)告應(yīng)當(dāng)與綜合項(xiàng)目績效報(bào)告結(jié)合起來。
3.支付系統(tǒng)（Paymentsystem）
向賣方支付款項(xiàng)通常由實(shí)施組織的應(yīng)付賬目系統(tǒng)處理。在具有多種或復(fù)雜采購要求的大型項(xiàng)目上，可以建立自己的系統(tǒng)。考試/大在兩種情況下，支付系統(tǒng)都必須由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行必要的審查和批準(zhǔn)。
12.5.3合同管理的產(chǎn)出
1.往來函件（Correspondence）
合同條款和條件往往要求保留某些買方/賣方之間往來函件的文字記載，例如因績效不合要求而提出警告，以及合同變更、事實(shí)澄清等。
2.合同變更（Contractchanges）
變更（包括批準(zhǔn)的與未批準(zhǔn)的）應(yīng)反饋到相關(guān)的項(xiàng)目規(guī)劃與項(xiàng)目采購過程之中，并在必要時(shí)更新項(xiàng)目計(jì)劃或其他相關(guān)的文字記載。
3.支付請求（Payementrequests）
這里假定項(xiàng)目使用外部支付系統(tǒng)。如果項(xiàng)目有自己的內(nèi)部系統(tǒng)，產(chǎn)出就只是“款項(xiàng)支付”。
